Die Medikation in der Langzeitpflege wird immer komplexer, was in der grossen Zahl an dynamischen Einflussgrössen (Bewohnende, Ärzte, Pflegende, Apotheke, Lieferanten, Verwaltung) und der grossen Zahl an Prozessschritten begründet liegt. Laut einer Studie des Zentralinstituts der Spitäler in Sion besteht eine direkte Beziehung zwischen der Anzahl Prozessschritte und der Fehlerwahrscheinlichkeit. (Bitte lesen Sie   h i e r   weiter)

Immer mehr Institutionen gestalten deshalb diesen komplexen Prozess unter Einbezug von Spezialisten/Partnern (Ärzte, Apotheke, Verblisterungsanbieter, QMS-Beratung, etc.) neu. Empfehlenswert ist, so ein Vorhaben im Rahmen einer offiziellen Projektorganisation mit einer kompetenten und erfahrenen Projektleitung zu lancieren, welche neutral die Gesamtsicht nicht aus den Augen verliert.

Die Erfahrung im Umgang mit komplexen Systemen zeigt zum einen, dass Änderungen in einem betrieblichen Ablauf Auswirkungen auf zahlreiche andere Abläufe haben. Es ist vergleichbar mit einem Netz: Zieht man an einem Faden, ist das ganze Netz betroffen.

Zum anderen wird bei der Gestaltung oder Veränderung von betrieblichen Abläufen oft zu wenig auf eine systematische Implementierung geachtet, sodass einzelne Abläufe gestaltet werden, die nicht sauber in die betriebsspezifischen Gesamtstruktur integriert werden. Es entstehen somit losgelöste Inseln, die zu unklaren Verhältnissen, mehr Fehlern, grösseren Aufwänden, Doppelspurigkeiten, Schnittstellenproblemen etc. führen.

Die effizienteste und nachhaltigste Integration von Veränderungen in eine Unternehmung muss im Rahmen eines unternehmensweiten Gesamtsystems erfolgen. In betrieblichen Management- und Führungssystemen sieht dies wie folgt aus:

Schlüssel zum Erfolg

Die vier Elemente Kultur, Strategie, Ablauf- und Aufbauorganisation geben den Gesamtrahmen der Organisation vor. Nur wenn Veränderungen sauber in diesen Gesamtrahmen implementiert werden, kann eine effiziente und nachhaltige Umsetzung gewährleistet werden.

Basierend auf der strategischen Ausrichtung wird die Gesamtsicht aller betrieblichen Prozesse/Abläufe in einer individuellen Prozessstruktur/Prozesslandkarte festgehalten.

Über die Prozessstruktur kann einfach erörtert werden, welche Prozesse rsp. Teilprozesse von einer Änderung betroffen sind.

Der aktuelle Medikations-Prozess kann nun professionell mit dem Projektteam analysiert und Verbesserungsmöglichkeiten eruiert werden. Lösungsvarianten werden getestet, bis die optimale Lösung gefunden wurde. Anschliessend wird die Implementation ins Gesamtsystem vorbereitet, sodass nach den organisatorischen Anpassungen der Prozesse/Abläufe und der Schulung der betroffenen Mitarbeitenden eine erfolgreiche Einführung lanciert werden kann.

Eine klare Projektorganisation verringert die Gefahr des Scheiterns und hilft, den Veränderungsprozess effizient zu einem erfolgreichen Ende zu bringen. Entscheidend ist, dass die Resultate aus dem Projekt (Abläufe, Definitionen, Verantwortlichkeiten und Instrumente wie Anweisungen, Formulare, Checklisten, Kontrollblätter) ins Gesamtsystem überführt und somit nachhaltig integriert werden. Damit kann das Prozesscontrolling führungsmässig mit denselben Prinzipien wie bei allen anderen Prozessen überwacht und weiterentwickelt werden. Auch die Anforderungen der Behörden an das Qualitätsmanagement werden somit erfüllt.

Aus langjähriger Erfahrung kennen die inOri-Projektleitenden Ihre Zielgruppen im Gesundheitswesen sehr genau, kennen deren täglichen Herausforderungen und wissen auch was es bedeutet, einen Veränderungsprozess erfolgreich zu Ende zu bringen.

Die inOri GmbH (www.inori.ch) – Partner der terzStiftung – unterstützt Institutionen des Gesundheitswesens in der ganzen deutschsprachigen Schweiz seit über 20 Jahren in der Einführung und im Unterhalt des prozessorientierten und integrierten inOri^®-Management-Systems. Von den vielfältigen Erfahrungen und der erprobten Methodik kann profitiert werden.